دور إعادة الهيكلة الإدارية في تحسين أداء المنظمات

دور إعادة الهيكلة الإدارية في تحسين أداء المنظمات

«إذا شعرت أننا انتهينا من عملية إعادة الهيكلة والتطوير لجهاز الأمانة العامة، فلا حاجة لوجودي، وعليّ أن أرحل».

د. عبداللطيف بن راشد الزياني
ماذا يقصد بإعادة الهيكلة؟
هي عملية تغيير مدروسة للعلاقات الرسمية بين الوحدات الادارية في المنظمة، ويقصد بذلك مجموعة الأنشطة والعمليات التي تصمم لزيادة كفاءة التنظيم ورفع وتحسين القدرة التنافسية للمنظمة، والغرض من وراء ذلك تحسين كل من الكفاءة والفاعلية.
فعملية إعادة الهيكلة الإدارية وسيلة رئيسية تهدف إلى تحقيق رفع كفاءة الأداء وإزالة القيود التي تحد من الإنتاجية وتعيق حركة التفاعل الطبيعي بين المتغيرات المرتبطة بالإدارة، وذلك من خلال إحداث تغييرات جذرية فاعلة في الأوضاع والأساليب والمفاهيم الإدارية السائدة، وفي كل ما يرتبط بها ويتفاعل معها من عوامل اقتصادية واجتماعية وسياسية، للوصول إلى الأمثل لحسن إدارة وترشيد استخدام الموارد المتاحة والمحتملة، ورفع معدلات الكفاءة والفعالية والإنتاجية في الأجهزة الإدارية.
مفهوم وأبعاد إعادة الهيكلة الإدارية.
إن أهم أساس في إعادة الهيكلة هو العمل على استقرار أوضاع ومتطلبات البيئة الإدارية من ناحية، واستكشاف إمكاناتها وطاقاتها الذاتية من ناحية أخرى، ويتوقف النجاح على حسن اختيار الأهداف ذاتها، وعليه فإن تحديد الأهداف لإعادة الهيكلة يتطلب المواءمة والتوفيق بين ما تحتاج إليه البيئة الإدارية أو ما قد تتمكن من استيعابه، وبين ما هو متاح لها من قدرات وما يحتمل أن يتوافر لها من إمكانيات.
فإن عملية إعادة الهيكلة إلى الأجهزة تعني، بالاضافة إلى تطوير الهياكل التنظيمية للأجهزة، من إلغاء أو دمج وحدات واستحداث أخرى، إلى عمق الكيان الإداري بحيث تشمل ما يلي:
1- تحديد الأهداف العامة والنتائج الدقيقة التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها على المدى البعيد.
2- تحديد رؤية تطويرية واضحة لمجموعة الأنظمة واللوائح والقواعد المؤثرة على أوضاع وعمليات المنظمة، بحيث يكون تجديدها أو تحديثها متوافقاً مع إمكانيات التطبيق.
3- تبنّي التنظيمات الإدارية القادرة على ممارسة الوظائف الإدارية الحيوية، وفي مقدمتها وظائف التخطيط الاستراتيجي الشامل، المتابعة وتقييم الأداء، التطوير والتنمية للأفراد والنظم والأساليب.
4- ضبط مسار الإجراءات الإدارية والمالية والفنية للنشاطات، بحيث تكون متناسبة ومتوافقة مع الأهداف المقررة.
5- دعم قنوات الاتصال فيما بين الوحدات التنظيمية في المؤسسة، وتأمين تدفق المعلومات فيما بينها بدرجات متناسبة مع متطلبات الأداء المتكامل.
الأسباب الموجبة لإعادة الهيكلة الإدارية:
1- غياب أو عدم وضوح الأسس التي يتم بناءً عليها تكوين الأجهزة والتنظيمات الإدارية المختلفة، من حيث التوسع أو الانكماش، والدمج أو الإلغاء، أو نقل التبعية، وبالتالي يتوالى إدخال التعديلات على التنظيم على فترات متتالية من دون وجود استراتيجية واضحة تحكم هذه التعديلات المتلاحقة، فتتفاقم المشكلات الإدارية ويصبح النظر في حجم الجهاز الإداري أنه بغير تخطيط عام واضح يحدد الأبعاد الرئيسية لما يجب أن يكون عليه الجهاز الاداري.
2- ظهور مفهوم الإدارة الحديثة والذي يكمن في التحول من إدارة تنفيذية روتينية إلى إدارة تتميز بطابع التفكير، والبحث، والمبادرة والابتكار، والاستناد المتقن على عمليات التخطيط والتوجيه، والتنسيق والعمل الجماعي، والإنتاجية والمتابعة، والتقييم والمساءلة.
3- حاجة الجهاز، في ظل المستجدات الإدارية والاقتصادية المتلاحقة، إلى إحداث تغيير حقيقي جذري في تنظيماته وأنظمته ونشاطاته على نحو يكفل القضاء على كل مظاهر ضعف الأداء والتسيب الإداري.
4- حاجة الجهاز الإداري إلى التبسيط وإزالة كل أشكال التعقيد والتداخل والتشابك التي تعيق العمل، وبالتالي تتسبب في ضياع الوقت والجهد دونما إنتاج حقيقي.
5- الحاجة إلى وضع ضوابط حاكمة وحاسمة للتضخم الوظيفي في الجهاز الإداري والعمل على إعادة توزيع القوى العاملة، سواء بالنقل، أو التشجيع على التقاعد المبكر، أو بإعادة التدريب، أو باستخدام الحوافز الإيجابية والسلبية، بما يتوافق واحتياجات العمل الحقيقية.
6- العمل على تنمية الموارد المتاحة للمنظمة، والبحث عن موارد جديدة داعمة للإيرادات، وكذلك تخصيص بعض النشاطات بالأسلوب التجاري لرفع كفاءتها وتعظيم العائد منها.
7- ظهور الحاجة في البيئة الإدارية الجديدة لوضع معدلات واقعية واضحة للأداء، تُتخذ كأساس لتقييم كفاءة الأفراد العاملين، ودرجة إجادتهم للأعمال والمسئوليات المناطة بهم.
الأهداف العامة لمشروع إعادة الهيكلة:
العمل على إحداث نقلة تطويرية نوعية في إمكانات وتنظيم وحدات الجهاز الإداري بما يحقق الكفاءة القصوى في الأداء، لمواكبة المستجدات والتطورات في حقول التنمية المختلفة.
إن هدف تعزيز فرص النجاح، يقتضي بإعادة الهيكلة الإدارية لأي منظمة، للتخلص من بعض الوحدات الإدارية التي تشكل عبئاً بتضخمها البيروقراطي، وأحياناً بازدواجيتها التنظيمية، أخذاً في الاعتبار أيضاً إعادة صياغة مستمرة، فإذا ما أُريد لعمليات إعادة الهيكلة الإدارية أن تحقق ثمارها المرجوة وجب أن تتبنّى عمليات إعادة الهيكلة منهجاً تقويمياً مستمراً ينطلق من الأداء المستهدف بالتحسين، ويتم التقييم المستمر لإنجاز هذه الوحدات من منظورها.
وكما أن إعادة الهيكلة عمل ومسئولية الأجهزة المعنية بالرقابة الإدارية والمالية والوظيفية، فإن الضرورة تقتضي الاهتمام التام بإعادة هندسة الأداء بالأجهزة الإدارية والتخلي عن مسارات العمل السائدة، والتفكير في أخرى جديدة.
وخير ختام لموضوعنا مقولة للدكتور عبداللطيف الزياني، أمين عام مجلس التعاون– الذي يتبنى مشروع هيكلة، وإعادة تطوير الجهاز الإداري للأمانة العامة –في لقاء مفتوح مع جميع منسوبي الأمانة العامة «إذا شعرت أننا انتهينا من عملية إعادة الهيكلة والتطوير لجهاز الأمانة العامة، فلا حاجة لوجودي، وعليّ أن أرحل فإن عملية التطوير وإعادة الهيكلة مستمرة، ولن تتوقف حتى تتمكن من مسايرة التطورات الجارية والمستمرة في عالمنا المعاصر».
• المصادر: - مقالات من موقع المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية
http:/www.hrdiscussion.com/hr6616.html.
- مقال بموقع جمعية المستشارين القانونيين:
http://www.egylca.org/e3adet_haikala.htm.
*المستشار بمكتب الأمين العام لمجلس التعاون لدول الخليج العربية
http://www.akhbar-alkhaleej.com/13317/article/41965.html