إدارة استمرارية العمل
إدارة استمرارية العمل
إن استمرارية العمل هو نشاط تقوم به المؤسسات للتأكد من استمرارية الأعمال المهمة والأنشطة الحساسة للعملاء والموردين، والمنظمين، والكيانات الأخرى التي بحاجة الى القيام بأعمالها تحت أي ظرف. وتشمل هذه الأنشطة العديد من الأعمال اليومية مثل إدارة المشاريع، ونظام النسخ الاحتياطي، والتحكم بالتغيير، وخدمات الدعم. استمرارية العمل ليست مخططا تنفذه وقت وقوع كارثة فحسب؛ بل يشير إلى تلك الأنشطة اليومية التي تؤكد الحفاظ على أداء الخدمات بشكل متواصل وبالمستوى المطلوب مع إمكانية استرجاع أي بيانات قد تكون قد ضاعت.
وأساس نجاح نشاطات استمرارية الأعمال هو وجود معايير واضحة وتطوير البرامج والسياسات الداعمة والمبادئ التوجيهية والإجراءات اللازمة لضمان متابعة العمل من دون توقف، بغضّ النظر عن الظروف أو الأحداث السلبية التي قد تحصل. عادة ما يختلط الأمر بين استمرارية العمل والتعافي من الكوارث، ولكن كل منهما كيان منفصل، فالتعافي من الكوارث هو مجموعة فرعية صغيرة من استمرارية العمل. كما يختلط في بعض الأحيان بينها وبين إنعاش منطقة العمل بسبب فقدان المبنى، الأشخاص أو الأنظمة التي يجري العمل من خلالها والتي بدورها جزء من نشاطات استمرارية العمل.
إن التخطيط لاستمرارية الأعمال هو مفهوم بسيط إلى حد ما. ومع ذلك، يتم تعقيد هذا الجهد من ناحية إدارة المخاطر من خلال الطريقة الفريدة التي تعمل بها في كل منظمة، ومختلف المناهج والمصطلحات المتاحة وتصور للإدارة القيمة التي أدخلتها أنشطة التخطيط الرسمية. ولذلك وضعت هذه الأساسيات الأكثر أهمية لتجنب تلك التعقيدات بغضّ النظر عن حجم المؤسسة، والصناعة، والتخصص وبيئة التشغيل.
إن إنشاء والحفاظ على استمرارية برنامج عمل ناجح هو أكثر من اتباع مجموعة من أفضل الممارسات، وتجنب هذه القضايا المشتركة التي تزيد القدرة والفعالية وتجعل خطة استمرارية الأعمال تنسجم مع الاحتياجات والمتطلبات، وبالتالي تقديم القيمة المتوقعة من هذه المخططات.
الفشل في خلق ثقافة استمرارية العمل
برنامج استمرارية الأعمال يمكن أن يكوِّن أفضل الناس والنظم والاستنتاجات التحليلية والاستراتيجيات والخطط، ولكن هذا البرنامج نفسه سيفشل إذا لم يكن لديك دعم من أعضاء الإدارة العليا أو إذا فشل العمل للتفكير في التخفيف من حدة المخاطر عند اتخاذ القرارات اليومية.
والثقافة التي لا تأخذ في الاعتبار آثار استمرارية الأعمال يمكن تشخيصها بسهولة في كل مرة تواجه الأعمال تغيرا كبيرا لمتطلبات استمرارية العمل، ولا تزال الاستراتيجيات والخطط نفسها. وبالمثل، عندما يفشل المديرون بالنظر في الآثار المترتبة من استمرارية الأعمال قبل اتخاذ أي قرار، قد يتم وضع الأعمال في خطر، أو زيادة التكاليف المرتبطة باستمرارية العمل، وأن الضوابط المتعلقة ستتصاعد. فمن الواضح أن برنامج استمرارية العمل قد أخفق في الوفاء بثقافة استمرارية الأعمال.
والحلّ هو أنه على الرغم من أن مقترح الإصلاح يبدو بسيطا إلى حد ما، فإن المفتاح هو مهنية استمرارية الأعمال للمشاركة بشكل مستمر في أنشطة إدارة التغيير التنظيمي وتطوير وتنفيذ برنامج التدريب والتوعية التي تستهدف عملية صنع قرار الإدارة، مؤكدا ما لصنع القرار الاستباقي لتخفيف المخاطر من أهمية بما في ذلك التخطيط لاستمرارية الأعمال كجزء من إدارة التغيير وهو أمر ضروري لتحقيق النجاح.
عموما، سوف تعرف أنك أثرت على ثقافة مؤسستك عندما يرفع الناس آثار استمرارية العمل في وقت مبكر من المناقشات الاستراتيجية وأثناء عملية صنع القرار.
وعلى عكس التصور الشائع من أن عملية بناء فريق العمل عبارة عن تجميع عدد من الناس، وجعلهم يعملون مع بعضهم البعض، تمر عملية بناء فريق استمرارية العمل بعدة مراحل، يحدث فيها النمو والنضج وصولاً إلى مرحلة التكامل، وتخفق العديد من المنظمات في الاستفادة من هذه المنهجية لعدم إلمام القادة والمديرين بالطرق والأسس التي يتم بها بناء فرق العمل الفعالة، وكيف يمكن لهم كقادة ومديرين أن يكونوا بناة فرق فعالة تتحقق من خلالها أهداف المنظمة وتشبع حاجات الأفراد وصولاً الى مرحلة الاندماج والتكامل التي تتقدم من خلالها المنظمات على مثيلاتها.
أهمية موضوع إدارة وبناء فرق العمل بطريقة فعّالة تتجسد في تحقيق أهداف المنظمة والفرد ومحاولة الإجابة عن العديد من التساؤلات التي تطرح حول هذه المنهجية ومنها: مفهوم فرق العمل، أهداف وفوائد فرق العمل، مؤشرات الحاجة إلى فرق العمل، خصائص فرق العمل الفعالة، منهجية بناء فرق العمل، أنواع فرق العمل، وأثر القيادة في بناء فرق العمل.
ومعيار أيزو العالمي (ISO 22301:2012)، المسمى (الأمن المجتمعي لنظم إدارة استمرارية الأعمال) يساعد كدليل إرشادي في خلق منظمة لاستمرارية الأعمال بطريقة صحيحة.
http://www.akhbar-alkhaleej.
