التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة
التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة
سجل تقرير ديوان الرقابة أن موظفًا بإدارة المشتريات في شركة حلبة البحرين الدولية يُسرِّب التسعيرات لموردين آخرين قبل اتخاذ قرار الترسية.
وذكر التقرير أنه يجري التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة في الحلبة بلغت المشتريات حوالي 611 ألف دينار خلال عشرة الشهور لسنة 2014.
لوحظ ضعف الدور الذي تطلع به إدارة المشتريات كجهة مركزية يفترض منها القيام بتنفيذ جميع مشتريات الشركة فيما بلغت قيمة المشتريات حوالي 50 مليون دينار خلال السنتين الماضيتين.
وذكر التقرير أن بعض الإدارات والأقسام الطالبة للسلع والخدمات تتواطأ مع بعض الموردين لتمرير مدفوعات لطلبات شراء وهمية.
ورصد قيام بعض الإدارات للجمع بين مهام متعارضة لعمليات شراء السلع والخدمات مثل قيام مدير قسم الأنشطة والفعاليات بشراء أصباغ لأرضيات كبائن السيارات لفعالية الفورمولا 1، وتوفير خدمات الشحن بأكثر من 38 ألف دينار.
الشراء المباشر
ذكر التقرير قيام الشركة بنسبة 79 % من حالات الشراء المباشر من الموردين دون التقيد بطرق قوانين الشراء، مما أدى إلى أن القيمة الإجمالية لمشتريات الشركة تتضاعف نتيجة لعدم سعي الشركة على حصول عروض تنافسية خلال الفترة من يناير 2012 حتى سبتمبر 2014.
ومن أبرز المخالفات في التقرير ما يلي:
- بلغت القيمة الإجمالية لمشتريات الشركة التي تجاوزت قيمتها 50 ألف دينار بلغت حوالي 25 مليون دينار.
- بلغت قيمة مشتريات وعقود الشركة التي تتراوح قيمتها بين 20 ألفًا و50 ألف دينار حوالي 5.6 ملايين دينار.
- بلغت قيمة المشتريات التي تتراوح بين ألفين و20 ألف دينار حوالي 9.4 ملايين دينار.
- ذكر التقرير أنه يجري التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة في الحلبة بلغت المشتريات حوالي 611 ألف دينار خلال عشرة الشهور لسنة 2014.
- أشار التقرير أن ذلك يعتبر مخالفًا لبنود الحوكمة بعدم جواز تمرير أي عمليات أو عقود بالشركة تكون لأعضاء المجلس صلة مباشرة أو غير مباشرة.
- ذكر أن تعاقد الشركة مع إحدى شركات المقاولات لتنفيذ مشروعين إنشائيين على أرض الحلبة وهما إنشاء مبنى مصنع بيل فاكتوري وإنشاء مشروع بارس فيرم بتكلفة إجمالية بلغت حوالي 1,7 مليون دينار.
- لوحظ قيام الشركة بدفع مبالغ مقدمًا من قيمة العقد دون الحصول على ضمان مالي من الموردين، بالمقابل لا يضمن للشركة استرجاع تلك المبالغ في حالة عدم وفاء المقاول بالتزاماته المتعاقد عليها مثل عقد الشراء لتصميم وإنشاء مبنى بارس فيرم الذي يعادل مبلغ مليون ونصف وتم دفع مقدم حوالي 20 % تقدّر بـ270 ألف دينار فقط.
- عرض التقرير عدم قيام معظم المقاولين الموردين بالتأمين ضد المخاطر أو أضرار أو إتلاف للأشخاص أو الممتلكات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ الأعمال على أن تكون سارية المفعول طوال مدة العقد من أهمها عقد خدمات الصيانة المدنية لمنشآت الحلبة بمبلغ 216 ألفًا و132 دينارًا.
- أشار التقرير إلى وجود ضعف في إجراءات تقييم عطاءات الموردين الخاصة بالمناقصات التي يتم تنفيذها داخليًّا بالشركة للمشتريات التي تزيد عن 20 ألف دينار ولا تتجاوز 50 ألف دينار.
- لفت التقرير إلى تشكيل لجنة دائمة أو مؤقتة تختص بالنظر في إعطاءات المناقصات المطروحة عن طريق مجلس المناقصات والمزايدات وتقييمها من النواحي الفنية والمالية واقتراح الترسية على العطاء الأنسب للشركة نتيجة لقيام قيام موظفي الإدارة لإجراء التقييم من الجوانب الفنية والمالية تسبب الحيادية في اختيار الموردين الأنسب للشركة.
- أشار التقرير إلى ضعف الرقابة على عملية استلام عروض وتسعيرات المشتريات الداخلية من قبل أحد الموظفين بإدارة المشتريات عبر البريد الإلكتروني يسمح بتسريب التسعيرات لموردين آخرين قبل اتخاذ قرار الترسية إضافة لعدم قيامها بتحديد فترة استلام عروض الموردين وذلك خلافًا لأنظمة الرقابة السليمة.
- لوحظ التقرير بوجود ضعف في التخطيط لمشتريات الشركة بالرغم من تكرار أوامر الشراء بكميات كبيرة لأكثر من مورد ترتفع مبالغها سنويًّا خلال السنتين الماضيتين من ضمن الخدمات:
- خدمة تصميم وطباعة وتركيب الإعلانات واللوحات الإرشادية بـ665 ألفًا و976 دينارًا.
وذكر التقرير أنه يجري التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة في الحلبة بلغت المشتريات حوالي 611 ألف دينار خلال عشرة الشهور لسنة 2014.
لوحظ ضعف الدور الذي تطلع به إدارة المشتريات كجهة مركزية يفترض منها القيام بتنفيذ جميع مشتريات الشركة فيما بلغت قيمة المشتريات حوالي 50 مليون دينار خلال السنتين الماضيتين.
وذكر التقرير أن بعض الإدارات والأقسام الطالبة للسلع والخدمات تتواطأ مع بعض الموردين لتمرير مدفوعات لطلبات شراء وهمية.
ورصد قيام بعض الإدارات للجمع بين مهام متعارضة لعمليات شراء السلع والخدمات مثل قيام مدير قسم الأنشطة والفعاليات بشراء أصباغ لأرضيات كبائن السيارات لفعالية الفورمولا 1، وتوفير خدمات الشحن بأكثر من 38 ألف دينار.
الشراء المباشر
ذكر التقرير قيام الشركة بنسبة 79 % من حالات الشراء المباشر من الموردين دون التقيد بطرق قوانين الشراء، مما أدى إلى أن القيمة الإجمالية لمشتريات الشركة تتضاعف نتيجة لعدم سعي الشركة على حصول عروض تنافسية خلال الفترة من يناير 2012 حتى سبتمبر 2014.
ومن أبرز المخالفات في التقرير ما يلي:
- بلغت القيمة الإجمالية لمشتريات الشركة التي تجاوزت قيمتها 50 ألف دينار بلغت حوالي 25 مليون دينار.
- بلغت قيمة مشتريات وعقود الشركة التي تتراوح قيمتها بين 20 ألفًا و50 ألف دينار حوالي 5.6 ملايين دينار.
- بلغت قيمة المشتريات التي تتراوح بين ألفين و20 ألف دينار حوالي 9.4 ملايين دينار.
- ذكر التقرير أنه يجري التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس الإدارة في الحلبة بلغت المشتريات حوالي 611 ألف دينار خلال عشرة الشهور لسنة 2014.
- أشار التقرير أن ذلك يعتبر مخالفًا لبنود الحوكمة بعدم جواز تمرير أي عمليات أو عقود بالشركة تكون لأعضاء المجلس صلة مباشرة أو غير مباشرة.
- ذكر أن تعاقد الشركة مع إحدى شركات المقاولات لتنفيذ مشروعين إنشائيين على أرض الحلبة وهما إنشاء مبنى مصنع بيل فاكتوري وإنشاء مشروع بارس فيرم بتكلفة إجمالية بلغت حوالي 1,7 مليون دينار.
- لوحظ قيام الشركة بدفع مبالغ مقدمًا من قيمة العقد دون الحصول على ضمان مالي من الموردين، بالمقابل لا يضمن للشركة استرجاع تلك المبالغ في حالة عدم وفاء المقاول بالتزاماته المتعاقد عليها مثل عقد الشراء لتصميم وإنشاء مبنى بارس فيرم الذي يعادل مبلغ مليون ونصف وتم دفع مقدم حوالي 20 % تقدّر بـ270 ألف دينار فقط.
- عرض التقرير عدم قيام معظم المقاولين الموردين بالتأمين ضد المخاطر أو أضرار أو إتلاف للأشخاص أو الممتلكات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ الأعمال على أن تكون سارية المفعول طوال مدة العقد من أهمها عقد خدمات الصيانة المدنية لمنشآت الحلبة بمبلغ 216 ألفًا و132 دينارًا.
- أشار التقرير إلى وجود ضعف في إجراءات تقييم عطاءات الموردين الخاصة بالمناقصات التي يتم تنفيذها داخليًّا بالشركة للمشتريات التي تزيد عن 20 ألف دينار ولا تتجاوز 50 ألف دينار.
- لفت التقرير إلى تشكيل لجنة دائمة أو مؤقتة تختص بالنظر في إعطاءات المناقصات المطروحة عن طريق مجلس المناقصات والمزايدات وتقييمها من النواحي الفنية والمالية واقتراح الترسية على العطاء الأنسب للشركة نتيجة لقيام قيام موظفي الإدارة لإجراء التقييم من الجوانب الفنية والمالية تسبب الحيادية في اختيار الموردين الأنسب للشركة.
- أشار التقرير إلى ضعف الرقابة على عملية استلام عروض وتسعيرات المشتريات الداخلية من قبل أحد الموظفين بإدارة المشتريات عبر البريد الإلكتروني يسمح بتسريب التسعيرات لموردين آخرين قبل اتخاذ قرار الترسية إضافة لعدم قيامها بتحديد فترة استلام عروض الموردين وذلك خلافًا لأنظمة الرقابة السليمة.
- لوحظ التقرير بوجود ضعف في التخطيط لمشتريات الشركة بالرغم من تكرار أوامر الشراء بكميات كبيرة لأكثر من مورد ترتفع مبالغها سنويًّا خلال السنتين الماضيتين من ضمن الخدمات:
- خدمة تصميم وطباعة وتركيب الإعلانات واللوحات الإرشادية بـ665 ألفًا و976 دينارًا.
