ضعف في الخدمات التأمينية وسوء عملية الدمج بين صندوق التقاعد وهيئة التأمينات موظفون يحصلون على زيادة سنوية على الرغم من حصولهم على جزاءات تأديبية
ضعف في الخدمات التأمينية وسوء عملية الدمج بين صندوق التقاعد وهيئة التأمينات موظفون يحصلون على زيادة سنوية على الرغم من حصولهم على جزاءات تأديبية
على الرغم من جوهرية مبالغ إعفاءات الضرائب الجمركية التي بلغت حوالي 79 مليون دينار و110 ملايين دينار على التوالي خلال لسنتين الماليتين 2010 و2011، الا انه لوحظ عدم قيام شئون الجمارك بإعداد القوائم الاحصائية لتلك الاعفاءات، الامر الذي من شأنه ان يضعف من اجراءات الرقابة الداخلية على الاعفاءات نظرا لعدم وجدم وجود اي تقارير او احصائيات دورية تمكن الادارة المعنية من متابعة ومراجعة مبالغ الاعفاءات بصورة مستمرة. 10) وزارة شئون البلديات والتخطيط العمراني * قامت الوزارة بتاريخ 22 سبتمبر 2004 بالتوقيع على عقد انتفاع مع شركتين لتطوير واستثمار منتزه عين عذاري لمدة 32 سنة، وتبلغ قيمة الانتفاع السنوي للمنتزه 99 ألف دينار وتزداد بنسبة 20% كل خمس سنوات وتدفع مقدما كل ثلاثة أشهر، وقد لوحظ بشأن ذلك ما يلي: - عدم قيام الشركتين بدفع مستحقات الوزارة بصورة منتظمة، وبلغ مجموع المديونية المستحقة عليهما حتى 13 ديسمبر 2012 حوالي 409 الاف دينار. - لم تلتزم الشركتان ببعض بنود العقد، ومنها عدم الالتزام برصد 20% من تكلفة المشروع الحقيقية على شكل كفالة بنكية وذلك للقيام بالصيانة الجذرية اللازمة لتأهيل المشروع في حالة عدم تسليمه بحالة جيدة في نهاية العقد. * قامت الوزارة بإنشاء سوق النويدرات في عام 2008 بتكلفة بلغت 153 الف دينار لجمع بائعي الاسماك والخضراوات بالمنطقة في مكان واحد، على الرغم من الانتهاء من المشروع في عام 2008، الا انه لم تتم الاستفادة منه حتى تاريخه، وترجع الوزارة السبب في ذلك الى رفض الاهالي القبول به وذلك لصغر محلات السوق وعدم تكييفها. * حصلت الوزارة في شهر نوفمبر 2011 على موافقة مجلس المناقصات والمزايدات للتعاقد مع احدى الشركات لتنظيم وتنفيذ أعمال معرض البحرين للانتاج الحيواني 2012 خلال شهر يناير 2012 بمبلغ اجمالي قدره 1,5 مليون دينار، بلغت التكاليف الفعلية للمعرض 2,8 مليون دينار منها 1,4 مليون دينار لم تدفع حتى نهاية ديسمبر 2012. لوحظ حول هذا التعاقد وبعض مدفوعاته ما يلي: - لم يتم ابرام عقد مع الشركة على الرغم من تجاوز قيمة التعاقد 10 آلاف دينار، مما يعد مخالفة للفقرة (25-5-7) من الدليل المالي الموحد. - قامت الوزارة بدفع المبالغ الاخرى لبعض الشركات عن بعض الاعمال التي قاموا بها للمعرض على الرغم من انه قد تم اسناد كافة الامور المتعلقة بالمعرض الى الشركة. - قامت الوزارة بدفع المبالغ المذكورة من حساب شئون البلديات على الرغم من ان المشروع يخص شئون الزراعة. 11) البلديات الخمس * وجود بعض جوانب القصور في نظام تصفح الخرائط (GIS) المستخدم بالبلديات لاصدار تراخيص الاعلانات ومتابعتها، منها عدم قيام النظام باصدار أي إشعار بانتهاء فترة التراخيص الصادرة للاعلانات، وكذلك عدم تحديث النظام بالتعديلات على الشوارع. * عدم التزام بلديتي المنطقة الجنوبية والمنطقة الشمالية بالمادة (80) من اللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية والفقرة (16-11-14) من الدليل المالي الموحد، وذلك بدفع بدل انتقال لبعض الموظفين الذين تم تخصيص سيارات لهم. * عدم وجود دليل سياسات واجراءات شامل ينظم الاعلانات التجارية. * عدم قيام البلديات بتسديد المبالغ المستحقة لشركات النظافة أولا بأول عن بعض الاشهر خلال عام 2012، مما قد يؤثر بدوره على جودة الخدمة، والدخول في منازعات قانونية مع شركات النظافة. * وقعت بلدية المحرق بتاريخ 26 اكتوبر 2010 اتفاقية مع احدى الشركات لصيانة النافورة البحرية الواقعة بين جسر الشيخ حمد وجسر الشيخ عيسى بتكلفة شهرية تبلغ 2,200 دينار بالاضافة الى الترميم وبعض الصيانات الدورية. لم تقم البلدية بدفع المبالغ المستحقة للشركة بانتظام مما أدى الى تراكمها وتوقف الشركة عن القيام بأعمال الصيانة الروتينية في عام 2011، الامر الذي أدى الى حدوث تلفيات وعدد من الاعطال الفنية للتوصيلات الكهربائية ومشاكل ميكانيكية في الانابيب ومحابس المياه والى غرق النافورة في مياه البحر. قدرت دائرة الصيانة في قسم المنتزهات تكلفة رفعها وصيانتها بمبلغ يفوق 100 الف دينار. ثانيا: أعمال الرقابة الإدارية ورقابة الأداء
1- الاجراءات المتعلقة بالخدمات التأمينية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي خلصت أعمال الرقابة على الاجراءات المتعلقة بتقديم الخدمات التأمينية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي (الهيئة) الى الوقوف على نقاط ضعف جوهرية عديدة تتعلق بالخدمات التأمينية التي تقدمها الهيئة، تمثل أهمها في عدم وجود فصل واضح للصلاحيات بين موظفي مختلف ادارات الهيئة وتعدد مواطن القصور في أنظمة الحاسب الآلي المستخدمة، علاوة على وجود تقاعس في التعامل مع ملفات اصابات العمل والتأخير في تمرير معاملات الخدمات التأمينية أو في تحصيل مستحقاتها من المستفيدين بخدماتها. كما لوحظ وجود ضعف لدى الهيئة في التواصل مع الجهات الحكومية للحد من التأخير في انهاء معاملات الموظفين المنتهية خدماتهم، حيث تتراوح فترات انهائها ما بين شهر و9 شهور، وتعود أهم أسباب ذلك الى عدم تحديد المستندات المطلوب إرفاقها بنماذج نهاية الخدمة لموظفي القطاع الحكومي اسوة بالقطاع الخاص. وتأخر بعض الاقسام في تنفيذ معاملات انهاء الخدمة لاسباب مختلفة، منها عدم الالتزام بإنهاء المعاملات اولا بأول بحسب تواريخ ورودها للهيئة، والتأخير في استخراج البيانات من ملفات الارشيف، بالاضافة الى تأخر قسم التحصيل والذمم المدينة في استخراج أرصدة الخدمات المستحقة على اصحاب طلبات انهاء الخدمة. وفيما يلي أهم الملاحظات التي وردت في التقرير: * عدم وجود دليل سياسات واجراءات شامل ومعتمد ينظم سير العمليات وتقديم الخدمات التأمينية، مع عدم وجود مؤشرات قياس أداء تساعد على تقييم مستوى أداء الادارات الخدمية ونوعية الخدمات المقدمة من قبلها. * وجود العديد من أوجه التداخل في المهام بين موظفي مختلف الادارات والاقسام بالهيئة ويعود أهم أسبابها الى عدم وجود قوائم مهام ومسئوليات معتمدة للادارات والاقسام، مع عدم وجود أوصاف وظيفية معتمدة للموظفين، وقصور في إلمام العديد من موظفي الاستقبال بالقوانين التأمينية، الامر الذي أدى الى اضطلاع موظفي المكاتب الخلفية بمهام موظفي مكاتب الاستقبال الامامية مما تسبب في الحد من انسيابية تداول المستندات وتأخير تنفيذ العديد من المعاملات. * وجود تأخير كبير من قبل الهيئة في معالجة ملفات اصابات العمل في مختلف المراحل التي تمر بها هذه المعاملات، الامر الذي يؤخر انتفاع المصابين بمستحقاتهم ويحول دون تمكينهم من ممارسة حق الاعتراض على قرارات تحديد نسب العجز لديهم، وتعود أسباب ذلك الى ما يلي: 1) التأخير في تسليم المصابين رسائل التحويل الى اللجان الطبية وعدم ابلاغهم بالحضور لاستلامها لفترات ناهزت 12 شهرا. 2) عدم قيام الهيئة بابلاغ المصابين عن استلامها لشهادات وقرارات اللجان الطبية الخاصة بتحديد نسب العجز الاصابي التي تم استلامها لفترات طويلة تجاوزت 3 سنوات في بعض الاحيان. 3) عدم قيام الهيئة عند استلامها لقرارات اللجان الطبية الاستئنافية باخطار المصابين في غضون اسبوع كما يحدده القانون، حيث بلغت مدة التأخير 16 شهرا في بعض الحالات. 4) عدم ابلاغ المصابين بوجود نقص في مستنداتهم الثبوتية عند استلام بلاغات الاصابة، فضلا عن عدم اتخاذ الاجراءات المتعلقة بصرف البدلات اليومية عن الاصابة للمؤمن عليهم رغم اكتمال مستنداتهم الثبوتية لفترات تجاوزت 13 شهرا. * وجود بعض نواحي القصور في أنظمة الرقابة الداخلية لدى الهيئة بشأن بعض الخدمات التأمينية المقدمة، أهمها ما يلي: 1) عدم قيام بعض الجهات الحكومية بتحويل مبالغ سداد أقساط القروض العادية وقروض استبدال المعاشات الممنوحة لموظفيها من قبل الهيئة لفترة تزيد احيانا على 21 شهرا، واستمرار هذه الجهات في استقطاع وتحصيل أقساط القروض من رواتبهم رغم انتهاء سدادهم لجميع الاقساط المستحقة عليهم منذ فترات تجاوزت 13 شهرا، فضلا عن منح الهيئة بعض المستفيدين قروضا تتجاوز تواريخ انتهاء سداد أقساطها سن التقاعد القانوني. 2) عدم اتخاذ الهيئة الاجراءات القانونية اللازمة ضد بعض المستبدلين لمعاشاتهم من المتوقفين عن سداد الأقساط المستحقة عليهم بسبب وقف صرف معاشاتهم التقاعدية نتيجة عودتهم للعمل مرة أخرى لفترات بلغت 34 شهرا. 3) تأخر الهيئة في إدخال بيانات المؤمن عليهم في سجلاتهم لفترات بلغت 22 شهرا، مما أدى الى عدم تنفيذ العديد من طلبات ضم مدد الخدمة السابقة وبقاء بيانات اشتراكاتهم غير محدثة. 4) عدم قيام الهيئة بوضع الضوابط والآليات والبرامج الخاصة بتفعيل عمليات نقل الاحتياطات ما بين الصناديق منذ صدور القانون رقم (26) لسنة 2011 في 18 يوليو 2011، مما نتج عنه التوقف عن تنفيذ 342 طلب ضم مدد خدمة سابقة. وجود نواحي قصور عديدة في استخدام وحماية بيانات أنظمة الحاسب الآلي لدى الهيئة، يتمثل أهمها فيما يلي: 1) الاستمرار في استخدام نظامين آليين مختلفين للقطاعين الحكومي والخاص دون وجود رابط بينهما، مما أدى الى ازدواجية التأمين على 535 مؤمنا عليهم في كلا القطاعين. 2) عدم وجود ربط آلي بين الهيئة وديوان الخدمة المدنية وعدد من الجهات الحكومية الاخرى، الامر الذي نتج عنه تطابق سجلات الهيئة مع الواقع واضطرارها الى ادخال وتحديث تلك البيانات يدويا. 3) منح العديد من الموظفين صلاحيات تعديل وحذف بيانات العديد من الخدمات التأمينية دون ان تكون هذه الصلاحيات ضمن نطاق اختصاصاتهم، مثل الصلاحيات الممنوحة لموظفي قسم التحصيل والذمم المدينة التي تتيح لهم تعديل وضع الخدمة من «نشط» الى «منهي» وكذلك تعديل عدد أقساط السداد المستحقة، حيث اتضح القيام بعدد 2,566 تعديلا في حسابات المؤمن عليهم دون وجود مستندات ثبوتية تؤيد تلك التعديلات. 4) وجود تباين واختلافات عديدة في بيانات المؤمن عليهم داخل النظامين الآليين للقطاعين الحكومي والخاص، وعدم قدرة النظام الآلي للقطاع الخاص على استخراج تقارير تبين التعديلات التي تمت على بيانات المؤمن عليهم. 5) يمكن لامناء الصندوق وثمانية من موظفي قسم التحصيل والذمم المدينة القيام بتعديل بيانات ايصالات الاستلام بعد اصدارها. 6) وجود خلل في البرامج المخصصة لتزويد المراجعين بالمعلومات المتعلقة باحتساب المستحقات التأمينية، مما قد يؤدي الى اتخاذ خيارات تأمينية خاطئة في حال الاستناد عليها. * عدم وجود خطط للتفتيش لدى الهيئة وقلة عدد المفتشين البالغ عددهم سبعة والذين لم يتعد عدد زياراتهم التفتيشية 39 زيارة خلال الفترة من عام 2011 الى نوفمبر 2012، أي بمتوسط زيارة تفتيشية واحدة كل 3 شهور لكل مفتش. 2- أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي خلصت أعمال الرقابة على أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي (الهيئة)، الى الوقوف على بعض مواطن الضعف في المسائل المتعلقة بحوكمة وادارة الهيئة من أهمها انتهاء مدة عضوية مجلس ادارة الهيئة منذ يونيو 2012 دون تجديد او تشكيل مجلس جديد حتى تاريخ انتهاء اعمال الرقابة في ديسمبر 2012، الامر الذي ادى الى تعطيل البت في العديد من المسائل والقرارات ذات الطابع الاداري والمالي للهيئة، علاوة على تجاوز الادارة التنفيذية للصلاحيات الممنوحة لها لاداء مهامها. كما أفضت أعمال الرقابة على عملية الدمج الاداري بين كل من الهيئة العامة لصندوق التقاعد والهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية الى الوقوف على بعض المخالفات المالية والادارية اثناء تنفيذ العقود المبرمة مع الشركة الاستشارية التي كلفت بادارة عملية الدمج، وكان من بين أهم اسباب تلك المخالفات سوء التخطيط لعملية الدمج من حيث تحديد حجم الاعمال المطلوبة والفترة الزمنية اللازمة لتنفيذها، بالاضافة الى ضعف الرقابة والاشراف على تنفيذ تلك الاعمال، كما شاب عملية الدمج عدة اخطاء ومخالفات مالية وادارية منها احالة موظفين على التقاعد المبكر رغم الحاجة اليهم، وتسكين موظفين آخرين في وظائف عليا دون الاستناد على معايير موضوعية، وشراء سنوات خدمة افتراضية لعشرين من الموظفين الذين تم استبقاؤهم على رأس العمل دون سند قانوني سليم وذلك بتكلفة اجمالية بلغت 471 الف دينار، فضلا عن عدد من التجاوزات الاخرى تعلقت بادارة شئون الموظفين كما هو مبين أدناه. وفيما يلي أهم الملاحظات التي وردت في التقرير: * وجود بعض أوجه النقص في شكل ومحتوى اللوائح والادلة المعمول بها في الهيئة، مما قد يؤثر سلبا على ادارة شئون الموظفين ويجعل القرارات المتعلقة بشئونهم خاضعة للتقديرات والاجتهادات الشخصية، علاوة على اخطاء ارتكبتها الشركة الاستشارية المشرفة على عملية الدمج في ترجمة دليل اجراءات الموارد البشرية من اللغة الانجليزية الى اللغة العربية، مما قد يتسبب في تأويل واتباع اجراءات مغايرة لما هو منصوص عليه في النسخة الاصلية من الدليل. هذا بالاضافة الى عدم وجود توقيع على اي نسخة مطبوعة للائحة المالية واللائحة الادارية ودليل اجراءات الموارد البشرية ونظام الحوكمة الخاص بالهيئة، الامر الذي يحول دون معرفة النسخة المعتمدة فعليا من قبل مجلس الادارة، ولا يمنع من ادخال تعديلات غير معتمدة على محتوياتها. * لا تزال مسألة خضوع موظفي الهيئة لاحكام قانون الخدمة المدنية رقم (28) لسنة 2010 من عدمها موضع جدل قانوني مع ديوان الخدمة المدنية وهيئة الافتاء والتشريع القانوني، مما قد يثير التساؤل حول مدى قانونية تنظيمها الاداري والعمليات المتعلقة بادارة شئون موظفيها. * لم يعتمد الهيكل التنظيمي التفصيلي للهيئة من قبل مجلس ادارتها كما يقتضيه قانونها، كما لا تزال قوائم مهام ومسئوليات اداراتها والاوصاف الوظيفية لموظفيها غير معتمدة حتى ديسمبر 2012، رغم انتهاء الشركة الاستشارية المكلفة بذلك من اعدادها وتسليمها للهيئة في اكتوبر 2011. * مخالفة الهيئة لبعض الاجراءات المعتمدة من مجلس الادارة وفقا لدليل اجراءات الموارد البشرية، منها ما يلي: 1) تجاوزت الهيئة الحد الادنى للعلاوة الاجتماعية بما يفوق 80% للدرجات من رئيس قسم فما أعلى وبما يفوق 60% للدرجات ما دون ذلك، وهو ما يخالف البند (9-11) من دليل اجراءات الموارد البشرية الذي ينص على انه «يحق لجميع الموظفين الذين يعملون في الهيئة الحصول على العلاوة الاجتماعية على اساس النظم المتبعة لدى ديوان الخدمة المدنية. 2) عدم قيام الهيئة بتقييم اداء موظفيها خلال السنتين الماضيتين، مما ادى الى صرف المكافآت السنوية للموظفين دون الاستناد على معيار واضح وموضوعي مبني على أداء الموظفين. 3) قامت الهيئة بصرف زيادة سنوية لبعض الموظفين اعتبارا من 1 يناير 2012 على الرغم من حصولهم على جزاءات تأديبية خلال عام 2011، بما يخالف احكام دليل اجراءات الموارد البشرية بشأن صرف تلك الزيادة. * تدرج الهيئة المكافأة السنوية كجزء من اساس احتساب استقطاع اشتراكات التقاعد، الامر الذي يخالف القانون رقم (13) لسنة 1975 بشأن تنظيم معاشات ومكافآت التقاعد. * وجود بعض اوجه القصور في اداء لجنة التظلمات وفي مستنداتها، تمثلت في عدم وجود سجل للتظلمات واكتفاء اللجنة بعقد اجتماعاتها ورفع توصياتها للرئيس التنفيذي دون وجود ما يفيد مقابلة الموظفين المتظلمين في الحالات التي تستدعي ذلك، بالاضافة الى عدم بت اللجنة في العديد من تظلمات الموظفين والتأخر في الرد عليها لمدة تجاوزت السنة في بعض الحالات. 3- انظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بجامعة البحرين خلصت أعمال الرقابة على انظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بجامعة البحرين، الى الوقوف على بعض مواطن الضعف في المسائل المتعلقة بحوكمة وادارة الجامعة، من اهمها ضعف نشاط مجلس امناء الجامعة الذي انتهت فترة تكليفه القانونية منذ يوليو 2012، حيث لم يتعد عدد اجتماعاته منذ يناير 2010، الى تاريخ انتهاء اعمال الرقابة في ابريل 2013 الاربع اجتماعات، وهو ما ادى الى تعطيل البت في العديد من المسائل والقرارات الادارية والمالية التي تقع ضمن اختصاصه وجعل كلا من مجلس الجامعة ورئيسها يحلون محله ويمارسون صلاحياته دون وجود سند قانوني بذلك، ومن اهم هذه الصلاحيات تعديل رواتب الادارة العليا للجامعة واقرار العلاوات والزيادة فيها بشكل استثنائي للعديد من الموظفين الاكاديميين والاداريين وكذلك تعديل الهياكل التنظيمية واعتمادها. كما تبين لجوء مجلس الجامعة بشكل دائم وخلال فترات الاجازة الصيفية الى تفويض جميع صلاحياته لرئيس الجامعة دون وجود نص قانوني يجيز له ذلك، علاوة على اصدار العديد من القرارات بالتمرير خارج اطار اجتماعاته دون وجود ما يثبت موافقة اعضائه عليها بالاضافة الى غياب الاعضاء من خارج الجامعة بشكل دائم عن كافة اجتماعاته. كذلك فقد أفضت اعمال الرقابة الى الوقوف على بعض اوجه النقص الاخرى في ادارة شئون الموظفين تمت الاشارة اليها بالتفصيل في التقرير. لم يخضع الهيكل التنظيمي الحالي للجامعة وجميع عمليات التعديل التي طالته خلال السنوات الأخيرة لاعتماد مجلس الأمناء، كما أن التنظيم الإداري المتبع في الجامعة يستند على تنظيم مركزي شديد التركيز حول رئيس الجامعة، حيث يتسم بتعدد الوحدات والمراكز الخاضعة لإشرافه المباشر، الأمر الذي يثقل من كاهل تلك الوظيفة ويعطل سلاسة اتخاذ القرار لديها. وجود بعض أوجه النقص في وضع الهيكل التنظيمي الحالي للجامعة والتسكين عليه كما يتبين مما يلي: 1-لا يتوفر لدى الجامعة هيكل تنظيمي عام وشامل ومعتمد يضم مختلف الوحدات الإدارية والتعليمية المنظوية تحته. 2-عدم تطابق الهيكل التنظيمي المعتمد مع الواقع. 3- قيام الجامعة بتعين عدد من المتقدمين على وظائف مستحدثة غير مدرجة على الهيكل التنظيمي ولا توجد أوصاف وظيفية لها. 4- وجود شواغر لوظائف هامة في عدد من الدوائر والمراكز التابعة للجامعة. عدم إعداد وتحديث بعض قوائم مهام ومسئوليات إدارات الجامعة والأوصاف الوظيفية لموظفيها، كما يوجد تداخل في اختصاصات بعض الوحدات ومسميات بعض الوظائف العليا، الأمر الذي يحد من كفاءة التنظيم الإداري داخل الجامعة. خالفت الجامعة بعض الإجراءات المعتمدة لديها في لوائح موظفيها الأكاديميين والإداريين، كما دأبت على اتباع ممارسات إدارية فاقدة للسند القانوني اللازم لها. 4- الإجراءات المتعلقة بإصدار تراخيص البناء بوزارة شئون البلديات والتخطيط العمراني: عدم وجود إجراءات معتمدة لتحويل طلبات تراخيص البناء التي لا تستوفي الاشتراطات التنظيمية للتعمير المنصوص عليها بقرار رئيس مجلس الوزراء رقم (28) لسنة 2009م، وكذلك الطلبات التي تقع ضمن المناطق غير المخططة والمناطق غير المصنفة والمشاريع ذات الطبيعة الخاصة من البلديات والمركز البلدي الشامل إلى الإدارة العامة للتخطيط العمراني للبت فيها بالقبول أو الرفض، مما أدى الى طول مدة البت في تلك الطلبات، وعدم الثبات في اتخاذ القرارات المتعلقة بها. على الرغم من اعتماد المخطط الهيكلي الاستراتيجي للمملكة في عام 2008، إلا إنه وحتى نهاية عام 2012 لم يتم الانتهاء من تنفيذ مخططات عامة لجميع المحافظات، ولم يتم استكمال تخطيط وتصنيف جميع المناطق بالمملكة، مما أدى إلى وجود طلبات تراخيص بناء معلقة لعدة أشهر لم يتم البت بشأنها بالقبول أو الرفض، وهو ما من شأنه تعطيل مصالح المراجعين وزيادة احتمال شروعهم في ارتكاب مخالفات البناء دون ترخيص. قيام الوزارة خلال الفترة من يناير 2009 وحتى نوفمبر 2012 بالموافقة على إعادة تصنيف ما يزيد على 90 منطقة و60 شارعا، وتم تصنيف أغلبها بناء على طلبات تقدمت بها المجالس البلدية دون وجود دراسة أو مبررات كافية وواضحة، ويتصل بذلك منح تراخيص لمناطق لم يتم استكمال دراستها، الأمر الذي يتعارض مع قواعد التخطيط السليم التي تقتضي وجود طابع عمراني مميز لكل منطقة والثبات النسبي في التصنيفات المعتمدة. ضعف التنسيق بين البلديات والجهات الخدمية مما أدى إلى تأخير البت في العديد من طلبات تراخيص البناء بمدد تجاوزت أحيانا السنة، في حين حدد قانون تنظيم المباني الصادر بالمرسوم بقانون رقم (13) لسنة 1977 مدة شهر كحد أقصى للبت في الطلبات. عدم التزام بعض البلديات بالاشتراطات التنظيمية للتعمير الصادر بقرار رئيس مجلس الوزراء رقم (28) لسنة 2009، حيث لوحظ قيامها بمنح تراخيص بتقسيم فيلات إلى شقق في مناطق تقع ضمن تصنيف المناطق السكنية الخاصة (أ) والتي لا يسمح فيها بالشقق السكنية، ومنح تراخيص بناء ضمن مناطق الحزام الأخضر، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى تأثيرات سلبية على البنية التحتية كشبكات الكهرباء والماء والطرق، وعلى البيئة والمناطق المجاورة، كما قامت الإدارة العامة للتخطيط العمراني بالموافقة على منح تراخيص بناء لمشاريع ذات طبيعة خاصة رغم عدم تطابق الرخصة المطلوبة مع فئة تصنيف الأراضي أو شروط التعمير. عدم وجود سياسات وإجراءات مكتوبة ومعتمدة تنظم عملية منح التراخيص للمشاريع ذات الطبيعة الخاصة والتي هي من اختصاص قسم الرقابة التعميرية بالإدارة العامة للتخطيط العمراني، الأمر الذي من شأنه أن يجعل الشروط التي يتم الاستناد عليها بمنح التراخيص عرضة للاجتهادات الشخصية التي قد تتغير بتغير القائمين على العمل طبقا لوجهات النظر المختلفة، كما يؤدي أيضا إلى طول مدة استخراج التراخيص والتي تعدت العامين في بعض الحالات.
1- الاجراءات المتعلقة بالخدمات التأمينية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي خلصت أعمال الرقابة على الاجراءات المتعلقة بتقديم الخدمات التأمينية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي (الهيئة) الى الوقوف على نقاط ضعف جوهرية عديدة تتعلق بالخدمات التأمينية التي تقدمها الهيئة، تمثل أهمها في عدم وجود فصل واضح للصلاحيات بين موظفي مختلف ادارات الهيئة وتعدد مواطن القصور في أنظمة الحاسب الآلي المستخدمة، علاوة على وجود تقاعس في التعامل مع ملفات اصابات العمل والتأخير في تمرير معاملات الخدمات التأمينية أو في تحصيل مستحقاتها من المستفيدين بخدماتها. كما لوحظ وجود ضعف لدى الهيئة في التواصل مع الجهات الحكومية للحد من التأخير في انهاء معاملات الموظفين المنتهية خدماتهم، حيث تتراوح فترات انهائها ما بين شهر و9 شهور، وتعود أهم أسباب ذلك الى عدم تحديد المستندات المطلوب إرفاقها بنماذج نهاية الخدمة لموظفي القطاع الحكومي اسوة بالقطاع الخاص. وتأخر بعض الاقسام في تنفيذ معاملات انهاء الخدمة لاسباب مختلفة، منها عدم الالتزام بإنهاء المعاملات اولا بأول بحسب تواريخ ورودها للهيئة، والتأخير في استخراج البيانات من ملفات الارشيف، بالاضافة الى تأخر قسم التحصيل والذمم المدينة في استخراج أرصدة الخدمات المستحقة على اصحاب طلبات انهاء الخدمة. وفيما يلي أهم الملاحظات التي وردت في التقرير: * عدم وجود دليل سياسات واجراءات شامل ومعتمد ينظم سير العمليات وتقديم الخدمات التأمينية، مع عدم وجود مؤشرات قياس أداء تساعد على تقييم مستوى أداء الادارات الخدمية ونوعية الخدمات المقدمة من قبلها. * وجود العديد من أوجه التداخل في المهام بين موظفي مختلف الادارات والاقسام بالهيئة ويعود أهم أسبابها الى عدم وجود قوائم مهام ومسئوليات معتمدة للادارات والاقسام، مع عدم وجود أوصاف وظيفية معتمدة للموظفين، وقصور في إلمام العديد من موظفي الاستقبال بالقوانين التأمينية، الامر الذي أدى الى اضطلاع موظفي المكاتب الخلفية بمهام موظفي مكاتب الاستقبال الامامية مما تسبب في الحد من انسيابية تداول المستندات وتأخير تنفيذ العديد من المعاملات. * وجود تأخير كبير من قبل الهيئة في معالجة ملفات اصابات العمل في مختلف المراحل التي تمر بها هذه المعاملات، الامر الذي يؤخر انتفاع المصابين بمستحقاتهم ويحول دون تمكينهم من ممارسة حق الاعتراض على قرارات تحديد نسب العجز لديهم، وتعود أسباب ذلك الى ما يلي: 1) التأخير في تسليم المصابين رسائل التحويل الى اللجان الطبية وعدم ابلاغهم بالحضور لاستلامها لفترات ناهزت 12 شهرا. 2) عدم قيام الهيئة بابلاغ المصابين عن استلامها لشهادات وقرارات اللجان الطبية الخاصة بتحديد نسب العجز الاصابي التي تم استلامها لفترات طويلة تجاوزت 3 سنوات في بعض الاحيان. 3) عدم قيام الهيئة عند استلامها لقرارات اللجان الطبية الاستئنافية باخطار المصابين في غضون اسبوع كما يحدده القانون، حيث بلغت مدة التأخير 16 شهرا في بعض الحالات. 4) عدم ابلاغ المصابين بوجود نقص في مستنداتهم الثبوتية عند استلام بلاغات الاصابة، فضلا عن عدم اتخاذ الاجراءات المتعلقة بصرف البدلات اليومية عن الاصابة للمؤمن عليهم رغم اكتمال مستنداتهم الثبوتية لفترات تجاوزت 13 شهرا. * وجود بعض نواحي القصور في أنظمة الرقابة الداخلية لدى الهيئة بشأن بعض الخدمات التأمينية المقدمة، أهمها ما يلي: 1) عدم قيام بعض الجهات الحكومية بتحويل مبالغ سداد أقساط القروض العادية وقروض استبدال المعاشات الممنوحة لموظفيها من قبل الهيئة لفترة تزيد احيانا على 21 شهرا، واستمرار هذه الجهات في استقطاع وتحصيل أقساط القروض من رواتبهم رغم انتهاء سدادهم لجميع الاقساط المستحقة عليهم منذ فترات تجاوزت 13 شهرا، فضلا عن منح الهيئة بعض المستفيدين قروضا تتجاوز تواريخ انتهاء سداد أقساطها سن التقاعد القانوني. 2) عدم اتخاذ الهيئة الاجراءات القانونية اللازمة ضد بعض المستبدلين لمعاشاتهم من المتوقفين عن سداد الأقساط المستحقة عليهم بسبب وقف صرف معاشاتهم التقاعدية نتيجة عودتهم للعمل مرة أخرى لفترات بلغت 34 شهرا. 3) تأخر الهيئة في إدخال بيانات المؤمن عليهم في سجلاتهم لفترات بلغت 22 شهرا، مما أدى الى عدم تنفيذ العديد من طلبات ضم مدد الخدمة السابقة وبقاء بيانات اشتراكاتهم غير محدثة. 4) عدم قيام الهيئة بوضع الضوابط والآليات والبرامج الخاصة بتفعيل عمليات نقل الاحتياطات ما بين الصناديق منذ صدور القانون رقم (26) لسنة 2011 في 18 يوليو 2011، مما نتج عنه التوقف عن تنفيذ 342 طلب ضم مدد خدمة سابقة. وجود نواحي قصور عديدة في استخدام وحماية بيانات أنظمة الحاسب الآلي لدى الهيئة، يتمثل أهمها فيما يلي: 1) الاستمرار في استخدام نظامين آليين مختلفين للقطاعين الحكومي والخاص دون وجود رابط بينهما، مما أدى الى ازدواجية التأمين على 535 مؤمنا عليهم في كلا القطاعين. 2) عدم وجود ربط آلي بين الهيئة وديوان الخدمة المدنية وعدد من الجهات الحكومية الاخرى، الامر الذي نتج عنه تطابق سجلات الهيئة مع الواقع واضطرارها الى ادخال وتحديث تلك البيانات يدويا. 3) منح العديد من الموظفين صلاحيات تعديل وحذف بيانات العديد من الخدمات التأمينية دون ان تكون هذه الصلاحيات ضمن نطاق اختصاصاتهم، مثل الصلاحيات الممنوحة لموظفي قسم التحصيل والذمم المدينة التي تتيح لهم تعديل وضع الخدمة من «نشط» الى «منهي» وكذلك تعديل عدد أقساط السداد المستحقة، حيث اتضح القيام بعدد 2,566 تعديلا في حسابات المؤمن عليهم دون وجود مستندات ثبوتية تؤيد تلك التعديلات. 4) وجود تباين واختلافات عديدة في بيانات المؤمن عليهم داخل النظامين الآليين للقطاعين الحكومي والخاص، وعدم قدرة النظام الآلي للقطاع الخاص على استخراج تقارير تبين التعديلات التي تمت على بيانات المؤمن عليهم. 5) يمكن لامناء الصندوق وثمانية من موظفي قسم التحصيل والذمم المدينة القيام بتعديل بيانات ايصالات الاستلام بعد اصدارها. 6) وجود خلل في البرامج المخصصة لتزويد المراجعين بالمعلومات المتعلقة باحتساب المستحقات التأمينية، مما قد يؤدي الى اتخاذ خيارات تأمينية خاطئة في حال الاستناد عليها. * عدم وجود خطط للتفتيش لدى الهيئة وقلة عدد المفتشين البالغ عددهم سبعة والذين لم يتعد عدد زياراتهم التفتيشية 39 زيارة خلال الفترة من عام 2011 الى نوفمبر 2012، أي بمتوسط زيارة تفتيشية واحدة كل 3 شهور لكل مفتش. 2- أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي خلصت أعمال الرقابة على أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بالهيئة العامة للتأمين الاجتماعي (الهيئة)، الى الوقوف على بعض مواطن الضعف في المسائل المتعلقة بحوكمة وادارة الهيئة من أهمها انتهاء مدة عضوية مجلس ادارة الهيئة منذ يونيو 2012 دون تجديد او تشكيل مجلس جديد حتى تاريخ انتهاء اعمال الرقابة في ديسمبر 2012، الامر الذي ادى الى تعطيل البت في العديد من المسائل والقرارات ذات الطابع الاداري والمالي للهيئة، علاوة على تجاوز الادارة التنفيذية للصلاحيات الممنوحة لها لاداء مهامها. كما أفضت أعمال الرقابة على عملية الدمج الاداري بين كل من الهيئة العامة لصندوق التقاعد والهيئة العامة للتأمينات الاجتماعية الى الوقوف على بعض المخالفات المالية والادارية اثناء تنفيذ العقود المبرمة مع الشركة الاستشارية التي كلفت بادارة عملية الدمج، وكان من بين أهم اسباب تلك المخالفات سوء التخطيط لعملية الدمج من حيث تحديد حجم الاعمال المطلوبة والفترة الزمنية اللازمة لتنفيذها، بالاضافة الى ضعف الرقابة والاشراف على تنفيذ تلك الاعمال، كما شاب عملية الدمج عدة اخطاء ومخالفات مالية وادارية منها احالة موظفين على التقاعد المبكر رغم الحاجة اليهم، وتسكين موظفين آخرين في وظائف عليا دون الاستناد على معايير موضوعية، وشراء سنوات خدمة افتراضية لعشرين من الموظفين الذين تم استبقاؤهم على رأس العمل دون سند قانوني سليم وذلك بتكلفة اجمالية بلغت 471 الف دينار، فضلا عن عدد من التجاوزات الاخرى تعلقت بادارة شئون الموظفين كما هو مبين أدناه. وفيما يلي أهم الملاحظات التي وردت في التقرير: * وجود بعض أوجه النقص في شكل ومحتوى اللوائح والادلة المعمول بها في الهيئة، مما قد يؤثر سلبا على ادارة شئون الموظفين ويجعل القرارات المتعلقة بشئونهم خاضعة للتقديرات والاجتهادات الشخصية، علاوة على اخطاء ارتكبتها الشركة الاستشارية المشرفة على عملية الدمج في ترجمة دليل اجراءات الموارد البشرية من اللغة الانجليزية الى اللغة العربية، مما قد يتسبب في تأويل واتباع اجراءات مغايرة لما هو منصوص عليه في النسخة الاصلية من الدليل. هذا بالاضافة الى عدم وجود توقيع على اي نسخة مطبوعة للائحة المالية واللائحة الادارية ودليل اجراءات الموارد البشرية ونظام الحوكمة الخاص بالهيئة، الامر الذي يحول دون معرفة النسخة المعتمدة فعليا من قبل مجلس الادارة، ولا يمنع من ادخال تعديلات غير معتمدة على محتوياتها. * لا تزال مسألة خضوع موظفي الهيئة لاحكام قانون الخدمة المدنية رقم (28) لسنة 2010 من عدمها موضع جدل قانوني مع ديوان الخدمة المدنية وهيئة الافتاء والتشريع القانوني، مما قد يثير التساؤل حول مدى قانونية تنظيمها الاداري والعمليات المتعلقة بادارة شئون موظفيها. * لم يعتمد الهيكل التنظيمي التفصيلي للهيئة من قبل مجلس ادارتها كما يقتضيه قانونها، كما لا تزال قوائم مهام ومسئوليات اداراتها والاوصاف الوظيفية لموظفيها غير معتمدة حتى ديسمبر 2012، رغم انتهاء الشركة الاستشارية المكلفة بذلك من اعدادها وتسليمها للهيئة في اكتوبر 2011. * مخالفة الهيئة لبعض الاجراءات المعتمدة من مجلس الادارة وفقا لدليل اجراءات الموارد البشرية، منها ما يلي: 1) تجاوزت الهيئة الحد الادنى للعلاوة الاجتماعية بما يفوق 80% للدرجات من رئيس قسم فما أعلى وبما يفوق 60% للدرجات ما دون ذلك، وهو ما يخالف البند (9-11) من دليل اجراءات الموارد البشرية الذي ينص على انه «يحق لجميع الموظفين الذين يعملون في الهيئة الحصول على العلاوة الاجتماعية على اساس النظم المتبعة لدى ديوان الخدمة المدنية. 2) عدم قيام الهيئة بتقييم اداء موظفيها خلال السنتين الماضيتين، مما ادى الى صرف المكافآت السنوية للموظفين دون الاستناد على معيار واضح وموضوعي مبني على أداء الموظفين. 3) قامت الهيئة بصرف زيادة سنوية لبعض الموظفين اعتبارا من 1 يناير 2012 على الرغم من حصولهم على جزاءات تأديبية خلال عام 2011، بما يخالف احكام دليل اجراءات الموارد البشرية بشأن صرف تلك الزيادة. * تدرج الهيئة المكافأة السنوية كجزء من اساس احتساب استقطاع اشتراكات التقاعد، الامر الذي يخالف القانون رقم (13) لسنة 1975 بشأن تنظيم معاشات ومكافآت التقاعد. * وجود بعض اوجه القصور في اداء لجنة التظلمات وفي مستنداتها، تمثلت في عدم وجود سجل للتظلمات واكتفاء اللجنة بعقد اجتماعاتها ورفع توصياتها للرئيس التنفيذي دون وجود ما يفيد مقابلة الموظفين المتظلمين في الحالات التي تستدعي ذلك، بالاضافة الى عدم بت اللجنة في العديد من تظلمات الموظفين والتأخر في الرد عليها لمدة تجاوزت السنة في بعض الحالات. 3- انظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بجامعة البحرين خلصت أعمال الرقابة على انظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين والانظمة المتعلقة بالموارد البشرية بجامعة البحرين، الى الوقوف على بعض مواطن الضعف في المسائل المتعلقة بحوكمة وادارة الجامعة، من اهمها ضعف نشاط مجلس امناء الجامعة الذي انتهت فترة تكليفه القانونية منذ يوليو 2012، حيث لم يتعد عدد اجتماعاته منذ يناير 2010، الى تاريخ انتهاء اعمال الرقابة في ابريل 2013 الاربع اجتماعات، وهو ما ادى الى تعطيل البت في العديد من المسائل والقرارات الادارية والمالية التي تقع ضمن اختصاصه وجعل كلا من مجلس الجامعة ورئيسها يحلون محله ويمارسون صلاحياته دون وجود سند قانوني بذلك، ومن اهم هذه الصلاحيات تعديل رواتب الادارة العليا للجامعة واقرار العلاوات والزيادة فيها بشكل استثنائي للعديد من الموظفين الاكاديميين والاداريين وكذلك تعديل الهياكل التنظيمية واعتمادها. كما تبين لجوء مجلس الجامعة بشكل دائم وخلال فترات الاجازة الصيفية الى تفويض جميع صلاحياته لرئيس الجامعة دون وجود نص قانوني يجيز له ذلك، علاوة على اصدار العديد من القرارات بالتمرير خارج اطار اجتماعاته دون وجود ما يثبت موافقة اعضائه عليها بالاضافة الى غياب الاعضاء من خارج الجامعة بشكل دائم عن كافة اجتماعاته. كذلك فقد أفضت اعمال الرقابة الى الوقوف على بعض اوجه النقص الاخرى في ادارة شئون الموظفين تمت الاشارة اليها بالتفصيل في التقرير. لم يخضع الهيكل التنظيمي الحالي للجامعة وجميع عمليات التعديل التي طالته خلال السنوات الأخيرة لاعتماد مجلس الأمناء، كما أن التنظيم الإداري المتبع في الجامعة يستند على تنظيم مركزي شديد التركيز حول رئيس الجامعة، حيث يتسم بتعدد الوحدات والمراكز الخاضعة لإشرافه المباشر، الأمر الذي يثقل من كاهل تلك الوظيفة ويعطل سلاسة اتخاذ القرار لديها. وجود بعض أوجه النقص في وضع الهيكل التنظيمي الحالي للجامعة والتسكين عليه كما يتبين مما يلي: 1-لا يتوفر لدى الجامعة هيكل تنظيمي عام وشامل ومعتمد يضم مختلف الوحدات الإدارية والتعليمية المنظوية تحته. 2-عدم تطابق الهيكل التنظيمي المعتمد مع الواقع. 3- قيام الجامعة بتعين عدد من المتقدمين على وظائف مستحدثة غير مدرجة على الهيكل التنظيمي ولا توجد أوصاف وظيفية لها. 4- وجود شواغر لوظائف هامة في عدد من الدوائر والمراكز التابعة للجامعة. عدم إعداد وتحديث بعض قوائم مهام ومسئوليات إدارات الجامعة والأوصاف الوظيفية لموظفيها، كما يوجد تداخل في اختصاصات بعض الوحدات ومسميات بعض الوظائف العليا، الأمر الذي يحد من كفاءة التنظيم الإداري داخل الجامعة. خالفت الجامعة بعض الإجراءات المعتمدة لديها في لوائح موظفيها الأكاديميين والإداريين، كما دأبت على اتباع ممارسات إدارية فاقدة للسند القانوني اللازم لها. 4- الإجراءات المتعلقة بإصدار تراخيص البناء بوزارة شئون البلديات والتخطيط العمراني: عدم وجود إجراءات معتمدة لتحويل طلبات تراخيص البناء التي لا تستوفي الاشتراطات التنظيمية للتعمير المنصوص عليها بقرار رئيس مجلس الوزراء رقم (28) لسنة 2009م، وكذلك الطلبات التي تقع ضمن المناطق غير المخططة والمناطق غير المصنفة والمشاريع ذات الطبيعة الخاصة من البلديات والمركز البلدي الشامل إلى الإدارة العامة للتخطيط العمراني للبت فيها بالقبول أو الرفض، مما أدى الى طول مدة البت في تلك الطلبات، وعدم الثبات في اتخاذ القرارات المتعلقة بها. على الرغم من اعتماد المخطط الهيكلي الاستراتيجي للمملكة في عام 2008، إلا إنه وحتى نهاية عام 2012 لم يتم الانتهاء من تنفيذ مخططات عامة لجميع المحافظات، ولم يتم استكمال تخطيط وتصنيف جميع المناطق بالمملكة، مما أدى إلى وجود طلبات تراخيص بناء معلقة لعدة أشهر لم يتم البت بشأنها بالقبول أو الرفض، وهو ما من شأنه تعطيل مصالح المراجعين وزيادة احتمال شروعهم في ارتكاب مخالفات البناء دون ترخيص. قيام الوزارة خلال الفترة من يناير 2009 وحتى نوفمبر 2012 بالموافقة على إعادة تصنيف ما يزيد على 90 منطقة و60 شارعا، وتم تصنيف أغلبها بناء على طلبات تقدمت بها المجالس البلدية دون وجود دراسة أو مبررات كافية وواضحة، ويتصل بذلك منح تراخيص لمناطق لم يتم استكمال دراستها، الأمر الذي يتعارض مع قواعد التخطيط السليم التي تقتضي وجود طابع عمراني مميز لكل منطقة والثبات النسبي في التصنيفات المعتمدة. ضعف التنسيق بين البلديات والجهات الخدمية مما أدى إلى تأخير البت في العديد من طلبات تراخيص البناء بمدد تجاوزت أحيانا السنة، في حين حدد قانون تنظيم المباني الصادر بالمرسوم بقانون رقم (13) لسنة 1977 مدة شهر كحد أقصى للبت في الطلبات. عدم التزام بعض البلديات بالاشتراطات التنظيمية للتعمير الصادر بقرار رئيس مجلس الوزراء رقم (28) لسنة 2009، حيث لوحظ قيامها بمنح تراخيص بتقسيم فيلات إلى شقق في مناطق تقع ضمن تصنيف المناطق السكنية الخاصة (أ) والتي لا يسمح فيها بالشقق السكنية، ومنح تراخيص بناء ضمن مناطق الحزام الأخضر، الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى تأثيرات سلبية على البنية التحتية كشبكات الكهرباء والماء والطرق، وعلى البيئة والمناطق المجاورة، كما قامت الإدارة العامة للتخطيط العمراني بالموافقة على منح تراخيص بناء لمشاريع ذات طبيعة خاصة رغم عدم تطابق الرخصة المطلوبة مع فئة تصنيف الأراضي أو شروط التعمير. عدم وجود سياسات وإجراءات مكتوبة ومعتمدة تنظم عملية منح التراخيص للمشاريع ذات الطبيعة الخاصة والتي هي من اختصاص قسم الرقابة التعميرية بالإدارة العامة للتخطيط العمراني، الأمر الذي من شأنه أن يجعل الشروط التي يتم الاستناد عليها بمنح التراخيص عرضة للاجتهادات الشخصية التي قد تتغير بتغير القائمين على العمل طبقا لوجهات النظر المختلفة، كما يؤدي أيضا إلى طول مدة استخراج التراخيص والتي تعدت العامين في بعض الحالات.
