فعالية الاجتماعات في مكان العمل
فعالية الاجتماعات في مكان العمل
قلم: د. جاسم حاجي
قد نجد أنفسنا في اجتماعات طويلة على مدى يوم العمل، وعادة هذه الاجتماعات تكون على حساب قضاء العمل الحقيقي. لذلك يجب علينا أن نسأل أنفسنا هنا، ما فعالية هذه الاجتماعات وكيف نستطيع السيطرة عليها والحيلولة دون أن تكون مضيعة للوقت.
يقضي المديرون التنفيذيون ساعات عدة يوميا في الاجتماعات، وكلما كانت مراتبهم أعلى كانت مدة الاجتماعات أطول. لكن هذا لا يعني أنهم يشعرون بأن الاجتماعات مفيدة أو تساعد على فعالية العمل، على العكس من ذلك، معظم المديرين التنفيذيين يعتبرون الاجتماعات مضيعة كبيرة للوقت. في الواقع، مايكروسوفت أجرت استطلاعا في الأعوام السابقة في 200 بلدٍ ووجدت نتائج مذهلة، وجدت أن 71% ممن شملهم الاستطلاع يرون أن الاجتماعات كانت «غير مثمرة»، في حين اختار 32% أهدافا غير واضحة، وانعدام التواصل و«اجتماعات غير فعالة» كأهم العوائق للإنتاجية.
دعنا نفكر، ما كلفة كل هذه «الاجتماعات غير الفعالة»؟ هل تعرف ما هي النسبة المئوية من الكُلف التشغيلية الناتجة عن الحديث عن العمل بدلاً من القيام به؟
لخفض الكُلف نحن بحاجة إلى وقف هدر الوقت، قد لا نملك القدرة على الحد من عدد من الاجتماعات ولكن يمكننا على الأقل التوقف عن إضاعة الوقت في الاجتماعات السيئة. كيف يمكنك جعل الاجتماعات الخاصة بك الأكثر إنتاجية؟
قبل تحديد موعد الاجتماع، يجب أن نفكر هل هناك حاجة ضرورية إلى هذا الاجتماع؟ ويجب تحديد الغرض «هل هو لمناقشة أم مراجعة أم اتخاذ قرار»؟ إذا لم تتمكن من تحديد الغرض فإنك لست جاهزاً لعقد الاجتماع.
وعليك أن تحدد من تحتاج حقاً أن يكون في الاجتماع، لا تدعو تلقائيا كل من قد يكون مرتبطا بالمشروع. تذكر أن الوقت هو المال. من يستطيع أن يقدم المعلومات أو الموارد؟ من يستطيع أن يبادل الخبرات ذات الصلة؟ ومن يستطيع توفير الدعم؟ ومن الذين قد يعارضون هذا المشروع في وقت لاحق؟
وللاستعداد للاجتماع يجب عليك أن تضع جدول أعمال يحدد الغرض من الاجتماع، وينبغي أن ترسله قبل وقت من الاجتماع مع أي المواد ذات الصلة. حدد ماذا تريد تحقيقه من الاجتماع (ابدأ مع النهاية في الاعتبار). اكتب المواضيع المطروحة للنقاش، على سبيل المثال، «القرارات التي يتعين اتخاذها أو تأكيد تاريخ إنجازه». تجنب نقاطا عامة أو غامضة للغاية. إذا كان الاشخاص لديهم المزيد من النقاط للمناقشة فينبغي تشجيعهم على إرسالها إليك عند كتابة جدول الأعمال.
وتذكر أن هدفكم هو استكمال عملك ضمن الفترة الزمنية المحددة، البدء والانتهاء من الاجتماع في الوقت المحدد. تأكّد من الوصول في الموعد المحدد. لا تنظر إلى الوافدين المتأخرين ولا تكرر ما تم مناقشته. أغلق الهاتف الخليوي واطلب من الأشخاص الآخرين إغلاق هواتفهم أيضا. قراءة جدول الأعمال مرة واحدة بصوت عال، ووضع إشارات ايجابية، وقل: «هذا هو ما تود أن تغطيه في اجتماع اليوم».
وأفضل وسيلة لإبقاء الأشخاص مستيقظين ومركزين في الاجتماع هو المشاركة. اجعل الاجتماع على قيد التفاعل من خلال دعوة الأشخاص لتقديم آرائهم، على سبيل المثال بالقول: «ما هو شعورك حيال ذلك؟ هل تعتقد انه من الممكن؟» وهذا ما سوف يقلل من احتمال حدوث مشاكل أو خلافات تنشأ في وقت لاحق. ومهم جدا تعيين شخص ما دائما على اتخاذ دقائق الاجتماع، مشيرًا إلى الذين حضروا الاجتماع، ما نوقش، ما تم التوصل إليه من اتفاقات، وما هي الإجراءات التي يتعين اتخاذها.
ويوجد في جميع أماكن العمل أشخاص صعب التعامل معهم، يحتكرون الاجتماعات، يحاولون دائما تحويل الاجتماع إلى نقاش عقيم، هؤلاء يتمتعون بمعارضة الأفكار فقط من أجل ذلك. لا تدع هؤلاء الاشخاص يقوضوا الاجتماع الخاص بك، وإضاعة وقت الجميع. لك الحق أن تقول في الأوضاع المناسبة «أن هذه النقطة ليست لها الصلة بهذا الاجتماع ولكن نستطيع مناقشتها في وقت لاحق».
وفي ختام الاجتماع، قم بتلخيص ما تم نقاشه، وما تم الاتفاق عليه، وما يجب القيام به والذي يجري القيام به. ووثق محضر الاجتماع الذي يعتبر خطة العمل التي يمكنك التحقق منها في اجتماعات المتابعة. ولا تنسى أن تشكر الجميع على حضورهم ومشاركتهم.
إذا التزمت بهذه القواعد ستجد أن الاجتماعات ستكون ذا فائدة، وأن الموظفين سوف يرونها أدوات قيمة لتبادل المعلومات وتحديد الأهداف وليست مضيعة للوقت. وأخيرا، بعد كل شيء لا أحد يرغب في البقاء إلى وقت متأخر في العمل.
قد نجد أنفسنا في اجتماعات طويلة على مدى يوم العمل، وعادة هذه الاجتماعات تكون على حساب قضاء العمل الحقيقي. لذلك يجب علينا أن نسأل أنفسنا هنا، ما فعالية هذه الاجتماعات وكيف نستطيع السيطرة عليها والحيلولة دون أن تكون مضيعة للوقت.
يقضي المديرون التنفيذيون ساعات عدة يوميا في الاجتماعات، وكلما كانت مراتبهم أعلى كانت مدة الاجتماعات أطول. لكن هذا لا يعني أنهم يشعرون بأن الاجتماعات مفيدة أو تساعد على فعالية العمل، على العكس من ذلك، معظم المديرين التنفيذيين يعتبرون الاجتماعات مضيعة كبيرة للوقت. في الواقع، مايكروسوفت أجرت استطلاعا في الأعوام السابقة في 200 بلدٍ ووجدت نتائج مذهلة، وجدت أن 71% ممن شملهم الاستطلاع يرون أن الاجتماعات كانت «غير مثمرة»، في حين اختار 32% أهدافا غير واضحة، وانعدام التواصل و«اجتماعات غير فعالة» كأهم العوائق للإنتاجية.
دعنا نفكر، ما كلفة كل هذه «الاجتماعات غير الفعالة»؟ هل تعرف ما هي النسبة المئوية من الكُلف التشغيلية الناتجة عن الحديث عن العمل بدلاً من القيام به؟
لخفض الكُلف نحن بحاجة إلى وقف هدر الوقت، قد لا نملك القدرة على الحد من عدد من الاجتماعات ولكن يمكننا على الأقل التوقف عن إضاعة الوقت في الاجتماعات السيئة. كيف يمكنك جعل الاجتماعات الخاصة بك الأكثر إنتاجية؟
قبل تحديد موعد الاجتماع، يجب أن نفكر هل هناك حاجة ضرورية إلى هذا الاجتماع؟ ويجب تحديد الغرض «هل هو لمناقشة أم مراجعة أم اتخاذ قرار»؟ إذا لم تتمكن من تحديد الغرض فإنك لست جاهزاً لعقد الاجتماع.
وعليك أن تحدد من تحتاج حقاً أن يكون في الاجتماع، لا تدعو تلقائيا كل من قد يكون مرتبطا بالمشروع. تذكر أن الوقت هو المال. من يستطيع أن يقدم المعلومات أو الموارد؟ من يستطيع أن يبادل الخبرات ذات الصلة؟ ومن يستطيع توفير الدعم؟ ومن الذين قد يعارضون هذا المشروع في وقت لاحق؟
وللاستعداد للاجتماع يجب عليك أن تضع جدول أعمال يحدد الغرض من الاجتماع، وينبغي أن ترسله قبل وقت من الاجتماع مع أي المواد ذات الصلة. حدد ماذا تريد تحقيقه من الاجتماع (ابدأ مع النهاية في الاعتبار). اكتب المواضيع المطروحة للنقاش، على سبيل المثال، «القرارات التي يتعين اتخاذها أو تأكيد تاريخ إنجازه». تجنب نقاطا عامة أو غامضة للغاية. إذا كان الاشخاص لديهم المزيد من النقاط للمناقشة فينبغي تشجيعهم على إرسالها إليك عند كتابة جدول الأعمال.
وتذكر أن هدفكم هو استكمال عملك ضمن الفترة الزمنية المحددة، البدء والانتهاء من الاجتماع في الوقت المحدد. تأكّد من الوصول في الموعد المحدد. لا تنظر إلى الوافدين المتأخرين ولا تكرر ما تم مناقشته. أغلق الهاتف الخليوي واطلب من الأشخاص الآخرين إغلاق هواتفهم أيضا. قراءة جدول الأعمال مرة واحدة بصوت عال، ووضع إشارات ايجابية، وقل: «هذا هو ما تود أن تغطيه في اجتماع اليوم».
وأفضل وسيلة لإبقاء الأشخاص مستيقظين ومركزين في الاجتماع هو المشاركة. اجعل الاجتماع على قيد التفاعل من خلال دعوة الأشخاص لتقديم آرائهم، على سبيل المثال بالقول: «ما هو شعورك حيال ذلك؟ هل تعتقد انه من الممكن؟» وهذا ما سوف يقلل من احتمال حدوث مشاكل أو خلافات تنشأ في وقت لاحق. ومهم جدا تعيين شخص ما دائما على اتخاذ دقائق الاجتماع، مشيرًا إلى الذين حضروا الاجتماع، ما نوقش، ما تم التوصل إليه من اتفاقات، وما هي الإجراءات التي يتعين اتخاذها.
ويوجد في جميع أماكن العمل أشخاص صعب التعامل معهم، يحتكرون الاجتماعات، يحاولون دائما تحويل الاجتماع إلى نقاش عقيم، هؤلاء يتمتعون بمعارضة الأفكار فقط من أجل ذلك. لا تدع هؤلاء الاشخاص يقوضوا الاجتماع الخاص بك، وإضاعة وقت الجميع. لك الحق أن تقول في الأوضاع المناسبة «أن هذه النقطة ليست لها الصلة بهذا الاجتماع ولكن نستطيع مناقشتها في وقت لاحق».
وفي ختام الاجتماع، قم بتلخيص ما تم نقاشه، وما تم الاتفاق عليه، وما يجب القيام به والذي يجري القيام به. ووثق محضر الاجتماع الذي يعتبر خطة العمل التي يمكنك التحقق منها في اجتماعات المتابعة. ولا تنسى أن تشكر الجميع على حضورهم ومشاركتهم.
إذا التزمت بهذه القواعد ستجد أن الاجتماعات ستكون ذا فائدة، وأن الموظفين سوف يرونها أدوات قيمة لتبادل المعلومات وتحديد الأهداف وليست مضيعة للوقت. وأخيرا، بعد كل شيء لا أحد يرغب في البقاء إلى وقت متأخر في العمل.
